ТОП-5 баз знаний для хранения знаний компании

База знаний представляет собой упорядоченное хранилище данных, которое может быть использовано внутри организации для хранения информации. В нее входят документы, инструкции, руководства и другая полезная информация, которую сотрудники могут использовать для работы.

Что такое база знаний компании и зачем она нужна?

Вот примеры использования знаний

• Сохранение опыта компании
• Повышение производительности
• Обучение и развитие внутри компании
• Упрощение доступа к информации
• Улучшение внутренней коммуникации

В этой статье мы разберём пять наиболее популярных инструментов баз знаний для компании, которые позволят компаниям оптимизировать свою информацию и ускорить процесс доступа к ней.
1. O!task (РФ)

Возможности базы знаний внутри O!task:

• Удобная система вложенности документов. Дружелюбный и простой в использовании интерфейс, что облегчает сотрудникам доступ к информации
• Доступ к документам. Можно ограничить доступ к определенным страницам или разделам базы знаний для отдельных сотрудников
• Публикация документов в интернете. Можно публиковать документы для различных целей — поделиться регламентом, отправить КП. Или например составить дорожную карту продукта — как здесь.
• Экспорт в PDF. Любой документ можно выгрузить в PDF и сохранить файлом.

Использование O!task в качестве базы знаний для компаний является эффективным решением для организации, управления и обмена знаниями.

Особенности сервиса

Внутри O!task есть не только база знаний но и модули для управления проектами/задачами и финансами компании. Также одним важным преимуществом этого продукта можно назвать работу Службы поддержки. Пользователи отмечают быстрый отклик и реальное стремление помочь со стороны специалистов O!task.

2. Notion (иностранный сервис)

На сегодняшний день, Notion является одним из самых популярных инструментов для ведения записей, управления проектами и создания баз знаний. Он может выполнять функции заметок, таблиц и баз данных.

Преимущества:

• Многофункциональность: Позволяет комбинировать разные типы контента (текст, изображения, таблицы) на одной странице.
• Управление доступом и безопасность: Notion предоставляет возможность настройки прав доступа для различных пользователей.
• Простота использования: Интуитивно понятный интерфейс и мобильное приложение делают его популярным среди пользователей всех уровней.
• Гибкость: Возможность создавать индивидуальные шаблоны и структуры для хранения информации.

Использование Notion в качестве корпоративной базы знаний-это эффективный способ управления информацией,оптимизирующий процессы, повышающий производительность и улучшающий коммуникацию.

Гибкость и многофункциональность платформы делает ее универсальным инструментом для создания централизованного хранилища знаний, доступного всем сотрудникам.Благодаря хорошо организованной базе знаний сотрудники могут быстрее находить нужные им данные, учиться новому и обмениваться опытом, что в конечном итоге повышает конкурентоспособность компании.

3. Confluence (иностранный сервис)

Confluence — это высокоэффективная платформа для совместной работы, разработанная компанией Atlassian. Она предлагает инструменты для создания и управления документацией, а также для обмена знаниями среди участников команды.

Основные преимущества:

• Поиск и фильтрация:  Система эффективно организует информацию, предоставляя мощный механизм поиска и фильтрации. Это позволяет пользователям быстро находить нужные материалы.
• Интеграция с Jira: Позволяет отслеживать проекты и задачи, делая процесс управления знаниями более эффективным.
• Возможность совместного редактирования: Несколько пользователей могут одновременно редактировать одну страницу, что ускоряет обмен идеями и результатами.
• Шаблоны:  Confluence предлагает готовые шаблоны для различных типов документов, таких как отчеты, проекты и руководства, что ускоряет процесс создания новых материалов.

Confluence — эффективное решение для создания и поддержания баз знаний в вашей компании. Его возможности максимально упрощают процесс хранения и извлечения информации, повышая вовлеченность сотрудников и снижая вероятность потери критически важной информации. Внедрение Confluence в качестве базы знаний может значительно повысить производительность и организационную культуру вашей компании.

4. SharePoint (иностранный сервис)

Microsoft SharePoint — это многофункциональная платформа, позволяющая управлять документами, создавать веб-сайты и организовывать совместную работу. Это отличное решение для компаний, уже использующих экосистему Microsoft.

Плюсы:

• Интеграция с Microsoft 365: SharePoint легко интегрируется с другими продуктами Microsoft, такими как Teams, OneDrive и Office 365. Это позволяет пользователям seamlessly переходить между различными инструментами, обеспечивая единый пользовательский опыт и повышая продуктивность.Позволяет использовать уже знакомые инструменты, такие как Word, Excel и Outlook.
• Настраиваемые библиотеки документов: Удобно структурировать информацию по необходимости.
• Безопасность и контроль доступа: Позволяет управлять правами пользователей на уровне документов.
• Поддержка совместной работы: Одним из главных преимуществ SharePoint является его способность поддерживать совместную работу. Несколько пользователей могут одновременно редактировать документы, оставлять комментарии и обсуждать материалы. Это способствует более быстрому принятию решений и улучшению общих итогов работы команды.

Для успешного внедрения платформы важно уделить внимание обучению пользователей и адаптации системы к конкретным потребностям компании. При правильном подходе SharePoint может стать ценным активом для управления знаниями и достижения бизнес-целей.

5. Document 360 (иностранный сервис)

Document 360 — это облачный инструмент для создания, управления и публикации баз знаний. Он разработан, чтобы предоставить компаниям простой в использовании интерфейс для документирования процессов, процедур, инструкций и других типов информации, полезной как для сотрудников, так и для клиентов.

Основные преимущества:

• Многоуровневые права доступа: Это обеспечивает безопасность информации и позволяет компании контролировать, кто может просматривать или редактировать определенные разделы базы знаний. Такой подход особенно важен для организаций с конфиденциальной информацией.
• Интеграции с другими инструментами: Легко интегрируется с рядом популярных инструментов, таких как CRM-системы, системы технической поддержки и другие приложения. Это позволяет использовать базу знаний в рамках существующих процессов и обеспечивать единый опыт для пользователей.
• Функция перевода: Легко адаптировать базу знаний для разных языков.
• Анализ и отчетность: Document 360 предоставляет возможность анализировать статистику использования базы знаний. Пользователи могут отслеживать такие показатели, как просмотры статей, время чтения и поисковые запросы.

Documen t360 поддерживает создание контента на нескольких языках, что делает его идеальным решением для международных компаний. Это позволяет обеспечить доступ к информации для сотрудников и клиентов, говорящих на разных языках.

Какую базу знаний для компании выбрать

Выбор оптимальной системы для хранения знаний определяется особенностями бизнеса, финансовыми возможностями и требованиями команды.

Каждая из упомянутых платформ обладает уникальными характеристиками и функциями, способствующими более эффективному управлению знаниями в организации.

Прежде чем принять решение, рекомендуется провести анализ потребностей вашей команды и выяснить, какая из платформ наилучшим образом отвечает вашим критериям. Инвестируя в подходящую базу знаний, вы сможете не только сохранить ценную информацию, но и значительно повысить продуктивность сотрудников.