Таск-трекер для веб-студии | Как управлять командой на удаленке из 20 человек

В этом кейсе мы расскажем как, руководитель агентства Web Do из 20 человек использует доступный функционал системы управления O!task для работы с полностью удаленной командой.

Как мы используем O!task?

В агентстве работает 20 человек, и все они находятся в O!task. У нас настроены роли в компании, именно поэтому у нас каждый человек с определенной ролью видит данные, задачи и проекты, которые ему нужно видеть. Сделали мы это для того, чтобы сотрудникам было комфортно работать и не нужно отвлекаться и путаться в чужих задачах. В Trello мы от этого страдали, т.к было неудобно видеть весь бэклог задач.

Учет проектов

У нас обязательно для каждого проекта создается отдельный проект и внутри него мы фиксируем всё, что происходит связанное с этим проектом. Т.е. каждый проект мы декомпозируем на задачи и если нужно подзадачи, прописываем их и двигаемся по этой карте. 

У нас есть раздел с досками, этих досок может быть много, если проект большой, это имеет место быть потом добавлять доски с категориями, чтобы разбрасывать задачи по смыслу.

Также у нас есть раздел финансы, здесь мы фиксируем все поступления по проекту, и важно отметить, что раздел с финансами видят только те пользователи, кому это нужно видеть. 

Про раздел Все задачи

В этом разделе лично я, смотрю свою линейную загрузку по дням. Я могу посмотреть загрузку как по всей команде, так и по своим задачам. 

Как мы ведем базу знаний?

У нас есть как общая информация про наше агентство, так и есть отдельно папка для проджекта, есть информация, связанная с личным сайтом, есть шаблоны ежедневных задач.

Даже, например, если меняется проектный менеджер, ассистент, то все эти наработки у нас остаются и достаточно просто передать другому исполнителю.

Также очень важно, что у нас к каждому документу или группе документов можно выдать доступ конкретному человеку. Или же даже можно опубликовать этот документ, поделиться документом в интернете и затем перейдя по ссылке, можно его посмотреть в интернете, что очень удобно делиться подобными документами с клиентами.

Как и для чего мы используем финансы?

Мы ведем непосредственно по проектам, добавляем поступления и расходы, а при аналитике мы смотрим, что у нас происходит по финансам на текущий месяц, также мы можем посмотреть за любой другой период. У нас настраиваются статьи, можно прописать свои поступления и расходы, что очень удобно.

Учет клиентов в CRM

Также у нас есть CRM, мы ее ведем в виде отдельного пространства и внутри этого пространства две другие CRM.

• Первая — партнерка, все, что связано с партнерскими контактами и кому мы отдаем контакт нашего партнера, это все уходит сюда, чтобы не забывать и понимать какому агентству мы передали контакт.
• Вторая — CRM полноценная с типичной воронкой для веб-студии.

Какие цели были закрыты благодаря O!task?

 Фактически на сегодняшний день мне здесь участвовать практически нет необходимости, мне достаточно заходить в O!task  несколько раз в день, а иногда один раз в несколько дней для того, чтобы посмотреть какие-то основные моменты, связанные с загрузкой сотрудников, посмотреть какие-то материалы, если мне нужно, т.к мы храним все внутри.

Каким образом я вижу загрузку и активность в системе?

Это раздел с уведомлениями. У нас есть гибкое настраиваемое уведомление, куда что мы получаем о каких событиях. Если я нахожусь внутри системы, все уведомления приходят сюда, если вне системы все уведомления приходят в телеграмм. Когда запускается какой-то таймер или останавливается, я это вижу. 

Что получилось в результате?

• Появилась прозрачность
• Больше свободного времени и спокойствия у руководителя
• Меньше стресса для команды при взаимодействии с сервисом