Делегирование задач. Основные принципы для руководителей

Когда компания растет неизбежно встает вопрос делегирования задач на выполнение другим сотрудникам, чтобы высвободить время руководителя.

А если вы уже управляете командой, но хотите делать это более эффективно, то в данной статье вы найдете много полезных советов и лайфхаков о том, как делать это с большей продуктивностью.

Что такое делегирование и зачем оно нужно

Делегирование (англ. delegate) — это передача задач и полномочий другому сотруднику. Грамотное делегирование позволяет:

• Высвободить время для действительно важных дел
• Снять с себя повторяющиеся задачи
• Заняться контролируемым ростом компании
• Повысить личную эффективность и эффективность компании в целом

С каких задач начать делегирование

Если у вас небольшой опыт делегирования или же он вовсе отсутствует, то начинайте делегирование именно с задач, а не целых проектов или же направлений.

О том, как поставить задачу чтобы она была выполнена на 100% мы подробно рассмотрим далее, а ниже есть список задач, на которых можно потренироваться ставить задачи:

• Сбор информации. Например, к вам пришел заказчик и вы знаете что он вас с кем-то сравнивает. Можно попросить сотрудника собрать с рынка коммерческие предложения на похожий объем работ и увидеть насколько конкурентным может быть ваше предложение для заказчика. Или сбор обратной связи от клиентов.
• Написание инструкций для сотрудников. Структурированные знания в компании — это фундамент корпоративной культуры, поэтому ведение и пополнение базы знаний — отличная задача для делегирования.
• Повторяющиеся рутинные задачи — например, отправка отчетов, формирование счетов, планирование встреч.

Какие задачи не стоит делегировать

Есть список задач, которые точно не стоит делегировать, особенно, если вы только начинаете в этом практиковаться:

1. Любые виды долгосрочного планирования — финансовое, стратегическое
2. Кадровые перестановки
3. Задания выходящие за рамки опыта и знаний
4. Конфиденциальные вопросы
5. Задачи связанные с долгосрочным развитием компании
6. Работа с ключевыми клиентами/партнерами

Основные принципы делегирования

Есть несколько важных принципов, на которые стоит опираться при постановке задачи сотруднику. Каждый из принципов как узел автомобиля, поэтому «поедет» он только тогда, когда все узлы будут на своих местах.

1. Правильно выбранный сотрудник

Для линейных задач, например, отрисовке дизайна или настройке рекламы, конечно, стоит обращаться к профильным специалистам. А если задачи связаны с сбором данных и/или аналитическими способностями, то постарайтесь найти в команде человека, кому это действительно под силу.

2. Опишите результат выполненной задачи

Сотруднику важно понимать, что него требуется в конечном результате. Это может быть:

• Сводная таблица. Например, таблица с 10-ю вашими конкурентами
• Список файлов. При сборе, например коммерческих предложений с рынка
• Список кандидатов. Если стояла задача подобрать исполнителя на другую задачу

Если вы не можете представить конечный результат, который хотите получить от сотрудника, то вероятность выполнения задачи сотрудником сводится к нулю.

Лайфхак

Поробуйте использовать существующие методологии постановки задач. Одна из популярных — SMART. Благодаря такому подходу каждая задача будет понятной для сотрудника.

3. Предоставьте необходимую информацию для выполнения задачи

Напишите короткую инструкцию или объясните словами сотруднику, как следует выполнять эту задачу. Если для выполнения нужны специфичные пошаговые алгоритмы — предоставьте их.

4. Выделите время и определите дедлайн

Как и в методологии постановки задач по SMART само наличие дедлайна является важнейшим элементом грамотно делегированной задачи. Если у вас есть опыт выполнения подобной задачи и вы знаете что на неё может уйти около 4 часов, то дайте сотруднику времени с запасом, например 8 часов.

Не давайте слишком большие сроки, ведь, как известно, на выполнение задачи уходит ровно столько времени, сколько было отведено.

5. Зафиксируйте поставленную задачу

Для того чтобы сотрудник мог вспомнить срок сдачи задачи, посмотреть детали или взять необходимые материалы, можно использовать различные таск-трекеры для фиксирования задач и деталей по ним.

Например, мы используем O!task и вот так выглядит карточка задачи, где перечислены:

• название
• конечный срок исполнения
• описание
• бюджет

6. Дайте обратную связь, проанализируйте результат

После выполнения задачи, проанализируйте выполненную работу и дайте обратную связь, как можно было выполнить работу лучше. Можете задать несколько уточняющих вопросов, чтобы лучше понять на каком этапе было сотруднику легче и труднее всего:

• Что далось легче всего? Вы с удивлением можете выяснить, что сотруднику было легко общаться по телефону или же писать инструкцию.
• Где возникло больше всего сложностей? Ответ на этот вопрос позволит вам понять какие типы задач выполнять сложно или вовсе некомфортно.
• Есть ли желание выполнять подобные задачи в будущем? Если у вас сотрудник, например, на позиции ассистента или стажера, то желание или нежелание будет хорошим индикатором на будущее.

Лайфхак

Просите сотрудника составить инструкцию из своих действий, которые он выполнял, чтобы сделать задачу и затем сложите ее в базу знаний вашей компании. Это позволит выполнять эту задачу в будущем с предсказуемым результатом. А также в случае ухода сотрудника вы можете передать эту инструкцию другому человеку.

После того как задача поставлена. Наберитесь терпения и ожидайте. Понимаю, это сложно, особенно, если вы делаете это впервые😊

В результате выполнения грамотно делегированной задачи вы получите:

• Дополнительное время в сутках
• Получите инструкцию, которую сможете улучшить при необходимости. Или же передадите эту инструкцию другому сотруднику
• Понимание, насколько сотрудник способен к выполнению подобных задач
• Станете более эффективным руководителем

Популярные ошибки делегирования

• Попытка контролировать каждый шаг. Дав сотруднику свободу в выполнении задачи вы сможете получить полную оценку его работы. А если будете вмешиваться, то исказите результат работы и не поймете насколько он способен к самостоятельному выполнению подобных задач.
• Подсказывать. Принцип такой — наблюдаем и не вмешиваемся. Если необходимо, сотрудник может сам подойти и уточнить
• Размытые границы результата. В digital сфере есть классное выражение. Без четкого ТЗ (технического задания) — результат ХЗ. Результат выполнения задачи должен быть понятных для обеих сторон.
• Делегирование не подходящих задач. Даже опытные руководители совершают эту ошибку, если в компании новый сотрудник, то шанс совершения этой ошибки довольно высокий. Но хорошая новость в том, что эта «мышца накачивается» опытом.
• Переделывание за сотрудником. Если переделаете за ним один раз он также будет ожидать что вы это сделаете снова.

Вместо заключения

Как только вы «зарегистрируете» опыт выполнения задачи «чужими руками» ваш мир не будет прежним😁 Сразу найдется несколько десяткой задач и азарт передать все задачи на исполнение другим людям.