ТОП 5 лучших таск-менеджеров

Как максимально оптимизировать рабочий процесс и при этом сократить время на постановку и исполнение задач? Решить этот вопрос помогут современные онлайн таск-менеджеры. Программа предоставляет разнообразные полезные функции, в числе которых контроль за выполнением работы и другие возможности. Как выбрать программное обеспечение? Какой сервис лучше: зарубежный или российский? И что подойдёт именно вам? Разберём эти вопросы на примере пяти лучших представителей программного обеспечения, а также рассмотрим особенности и инструментарий различных task managers, чтобы вам было проще подобрать систему для работы.

1. O!task

Появился на рынке чуть более трёх лет назад и за это время продемонстрировал стабильную работу, постоянное обновление функционала и расширение возможностей. Может использоваться как бесплатный task manager. O!task отлично справляется с функциями трекера задач, подходит для командной работы. Этот таск менеджер универсален: может использоваться отдельными фриланс-испонителями, а может стать рабочим инструментом для целой компании. 

Разработчики ПО анонсируют скорое дополнение O!task полноценным блоком CRM, который даст возможность организовать всестороннюю работу с клиентами. Но и сейчас в программе реализовано немало функций по аналитике клиентской базы в разрезе различных параметров. По каждому контрагенту можно завести всю нужную сопроводительную информацию, просмотреть состояние текущих расчётов, изучить историю его заказов, включая действующие и уже проработанные проекты. 

Используя эту таск-систему, пользователи могут:

• Создавать проекты и ставить неограниченное число задач в рамках каждого из них;
• Структурировать задачи по подчиненности-очередности-важности – существует до 6 уровней вложений.
• Работать в O!task без обучения – интерфейс продукта реализован на интуитивно доступном уровне.
• Пользоваться системой внутренней связи: через обсуждения или комментарии, что ускоряет рабочий процесс и сводит к минимуму время на обсуждение корректировок, правок и тому подобного.
• Наладить коммуникацию через подвязанный к  O!task Телеграм или настроить общение через электронную почту.
• Сопровождать задачи нужными файлами, вы сможете хранить в облаке до 50 Гб информации, что делает работу над проектом удобной и быстрой.
• Устанавливать и контролировать ответственных за работу, сроки исполнения задач;
• Разграничивать полномочия сотрудников, назначать возможности доступа.
• Управлять проектами и взаимосвязями с сотрудниками и заказчиками по методике Agile.
• Визуализировать задачи, используя доски типа Канбан.
• Делать все нужные пометки, фиксировать важные мысли с применением инструмента Блокнот.
• Контролировать работу при помощи таймеров внутри таск-программы, они помогут вам оценить эффективность деятельности каждого сотрудника и всего коллектива в целом.
• Интегрировать документы из других программ, например, редактора Figma или Google Doc.
• Использовать инструменты Каледарь, Списки, менять статусы, применять гибкие доски внутри одного проекта, настраивать напоминания.

Лёгкое управление, большие возможности

Task management с применением O!task смогут осуществлять представители самых разных сфер бизнеса. 

Программа подойдёт для: 

• Специалистов по SMM, SEO и веб-дизайну. 
• Различных менеджерам, работающих с интернет-контентом (копирайтерам, редакторам, корректорам). 
• Маркетологов. 
• Бухгалтеров. 
• Программистов. 
• Юристов. 
• Рекламных агентств. 
• Компаний, занимающихся техническим обслуживанием оборудования. 
• Строительных организаций. 

Ещё больше преимуществ

Удобство пользования task программой оценить не сложно – для этого достаточно испытать бесплатную версию O!task, а уже после переходить на приобретение лицензии. Сильной стороной этого ПО является полноценный функционал в free version, что встречается довольно редко.

Это выгодно отличает O!task на фоне конкурентов, которые часто «срезают» некоторые возможности программ для планирования и управления проектами в демо-режиме. Еще одним плюсом O!task является круглосуточная поддержка пользователей. В обсуждениях на форумах пользователи отмечают быстрый отклик специалистов, эффективную помощь и реагирование на рацпредложения со стороны клиентов. Программа O!task значительно ускорит рабочий процесс, сделает его более прозрачным и предсказуемым. 

С таким мощным инструментом организации и контроля работы можно будет забыть о срыве дедлайнов или проявлении каких-то неожиданных тормозящих факторов, которые были попросту упущены ранее. Плюсом O!task выступает и то, что облачные сервера таск программы находятся на территории Российской Федерации. Это значит, что вы не будете рисковать попасть под какие-то санкции или ограничения законодательства, если будете применять O!task для планирования проектов и выполнения задач.

2. Яндекс.Трекер

Компания Яндекс проводит активную экспансию рынка цифровых продуктов в России. Яндекс.Трекер представляет собой довольно качественный онлайн-инструмент, который смог объединить в себе текущие проекты и все процессы по их выполнению. Это тоже относительно молодой tasks tracker, который пытается перехватить пользователей известного иностранного ПО, например, Trello. Разработчики ЯТ обещают помочь с миграцией из других программ. Такая возможность есть в самой программе, но если справиться не удастся – Служба поддержки возьмет переезд на себя, пользователю останется лишь правильно выполнить инструкции специалистов. 

Таск менеджер Яндекс.Трекер подойдет для многих компаний и отдельных фрилансеров тоже. В рамках программы можно организовать оперативный обмен информацией между сотрудниками, планирование, создание и выполнение рабочих задач, в том числе:

• Разграничить использование альтернативных методик по разным отделам и подразделениям. Все виды работ и задач можно будет сконцентрировать в одном месте.
• Использовать инструменты макросов и триггеров, назначать автодействия для того, чтобы автоматизировать рутинные повторяющиеся процессы. Это не только ускорит работу в целом, но и освободит ваше время для достижения других целей.
• Работать со списком задач, выполняя их зонирование, назначая и редактируя исполнителей, их полномочия и доступ.
• Поддерживать конфиденциальность нужного уровня, определяя персональные полномочия каждого сотрудника, при этом не теряя темпов и качества работы в целом.
• Работать по системе Agile – использовать гибкий подход к управлению проектами и короткие промежуточные циклы.
• Наладить высокую скорость оборота документации между отделами и сотрудниками.
• Повысить степень визуализации процессов, используя дашборды.
• Вести обсуждение задач прямо на их страницах, закрепляя нужные комментарии.
• Установить и настроить SLA для каждого проекта, что поможет при контроле качества их выполнения.

Серверы Яндекс.Трекер также находятся в РФ, что положительно характеризует этот диспетчер задач. Небольшая команда из 5 человек может работать в программе официально бесплатно. Еще одним плюсом является курс для пользователей «Основы работы с Yandex Tracker».

3. Битрикс24

Эту систему task management хорошо знают в России, она успела завоевать любовь пользователей своей широкой функциональностью и стабильностью работы. Битрикс используют компании из всех сфер: обслуживания, производства, строительства, IT-разработок и многие другие. Эта task программа позволяет организовать всестороннюю работу команды, взаимодействовать с клиентами и заказчиками, используя блок CRM, детализировано прорабатывать проекты и задачи. 

Битрикс хорошо интегрируется с другими программами, его часто объединяют с 1С, что значительно расширяет возможности аналитики и информативность task board. Внутри ПО находится множество модулей, позволяющих организовать полноценную интернет-торговлю (через онлайн-магазин), автоматизировать многие бизнес-процессы. 

Используя таск менеджер Битрикс24, вы сможете:

• Наладить удобное общение с коллегами, применяя систему сообщений внутри программы; также вы сможете созваниваться по видео аналогично таким программам как Zoom.
• Работать над документами, используя многофункциональный инструментарий.
• Пользоваться Календарём, в котором можно закреплять различные задачи.
• Осуществлять контроль за ходом работ, используя инструменты аналитики.
• Настроить автоматическое заключение сделок или выписку счетов и многое другое.
• Использовать различные методики планирования, например, диаграмму Ганта, доски по системе Канбан.

Компания Битрикс даёт хороший объем дискового пространства на хранение документов в облаке – вы сможете загрузить туда до 1 Тб информации. Бесплатная версия таск системы имеет несколько ограниченный функционал, но этого всё равно хватит, чтобы оценить потенциал и преимущества использования этого ПО. Task management с применением Битрикс даёт хорошие возможности для настройки под нужды пользователя. Внедрение этой программы существенно повысит КПД коллектива и рентабельность бизнеса в целом. 

4. Kaiten

Еще один цифровой продукт, представленный российскими программистами. Конкуренты этой программы – Jira, Trello и подобное ПО. Как и у представленных ранее коллег-конкурентов, сервера Kaiten расположены внутри РФ. 

Применяя Kaiten в работе, вы сможете:

• Сконцентрировать актуальную работу в рамках единого рабочего пространства: проекты, группы проектов и их взаимосвязи; базы данных по сотрудникам, их полномочия, квалификацию, опыт работы; информацию о клиентах и выполненных заказах; любые дополнительные файлы.
• Распределить задачи по доскам и при необходимости компоновать их по параметрам: срокам выполнения, тематике, клиентам и прочим факторам.
• Создать нужное вам количество рабочих пространств – чтобы разграничить проекты для удобства.
• Назначать ответственных исполнителей, корректировать их полномочия.
• Помещать в рабочее административное пространство несколько досок, относящихся к разным проектам – для оперативного контроля и доступа к информации.
• Контролировать ход выполнения задач при помощи аналитических инструментов, встроенных в Kaiten.
• Осуществлять планирование в task программе по календарю.
• Визуализировать проекты и задачи, используя доски Канбан.
• Настроить иерархию приоритетов при помощи фреймворка Scrum.
• Пользоваться инструментарием Kaiten: здесь есть таблицы, возможность проставлять метки, теги, присваивать лейблы; планировать время при помощи Timeline.
• Общаться с коллегами через уведомления, внутренний чат, мессенджеры Телеграм и Slack.
• Хранить файлы в облаке, прикрепляя нужные данные к конкретным задачам.

Данный таск менеджер – полнофункциональный и масштабный инструмент, который используют многие известные российские компании, например, DNS, S7 Airlines, Теле2, Сбербанк России и другие. Kaiten можно попробовать в бесплатной версии, работая в которой вы сможете оценить основные базовые функции программы. 

5. Wrike

Простой таск трекер, но вместе с тем, и достаточно функциональный. Один из самых известных и популярных task manager в мире. Использовать эту программу могут и обособленные исполнители, например, фрилансеры на удалёнке, и представители корпоративного бизнеса. В рамках Wrike можно применять различные подходы к реализации проектов, например, более гибкую систему Аgile или поэтапный плановый Waterfall – каждый выбирает более подходящий для себя. 

Работа в Wrike – это:

• Полноценное ведение рабочих проектов. Создавать и структурировать папки, задачи и подзадачи, размещать файлы, осуществлять управление дашбордами; настраивать систему под себя.
• Планирование и учёт рабочего времени. Благодаря системе тайминга вы сможете анализировать временные затраты.
• Использование диаграммы Ганта. 
• Применение досок для контроля за ходом исполнения задач.
• Внесение корректировок в тексты.
• Настройка напоминаний для сотрудников.
• Актуальность задач с использованием ленты новостей.
• Общение с коллегами и подчиненными при помощи внутренних сообщений  tasks tracker.
• Составление наглядных отчётов и проведение аналитики деятельности.
• Создание группы пользователей или отдельных сотрудников с настройкой их полномочий и прав доступа.
• Интеграция е-мэйла, CRM-программы, мессенджеров для обмена сообщениями. Вы будете получать сопутствующую информацию прямо внутри задачи.
• Регулировка нагрузки на персонал, чтобы исключить срывы графиков и эмоциональное выгорание.

Wrike – удобный таск менеджер, который можно испытать бесплатно. Разработчики предлагают воспользоваться тестовым периодом, который длится 2 недели с момента установки программы. 

Какой таск-менеджер выбрать:

Выбор таск менеджера для автоматизации рабочих процессов может занять некоторое время. Но его обязательно стоит потратить, так как подобная программа существенно облегчит жизнь не только руководителю, но и всем сотрудникам. Грамотное использование task manager приведёт к сокращению негативных факторов, мешающих эффективности работы. Попробуйте несколько вариантов бесплатных версий, чтобы понять, какой подходит вам больше всего. Не стоит сразу покупать платную версию, так как по мере внедрения могут возникнуть трудности и непредвиденные обстоятельства. O!Task предлагает максимальный выбор опций, доступных сразу после регистрации, а наши специалисты онлайн помогут быстрее разобраться с функционалом и интерфейсом удобного планировщика.