ТОП 5 лучших таск-менеджеров

Как максимально оптимизировать рабочий процесс и при этом сократить время на постановку и исполнение задач? Решить этот вопрос помогут современные онлайн таск-менеджеры. Программа предоставляет разнообразные полезные функции, в числе которых контроль за выполнением работы и другие возможности.

Как выбрать программное обеспечение? Какой сервис лучше: зарубежный или российский? И что подойдёт именно вам? Разберём эти вопросы на примере пяти лучших представителей программного обеспечения, а также рассмотрим особенности и инструментарий различных таск менеджеров, чтобы вам было проще подобрать систему для работы.

1. O!task

Появился на рынке чуть более трёх лет назад и за это время продемонстрировал стабильную работу, постоянное обновление функционала и расширение возможностей. Может использоваться как бесплатный task manager. O!task отлично справляется с функциями трекера задач, подходит для командной работы. Этот таск менеджер универсален: может использоваться отдельными фриланс-испонителями, а может стать рабочим инструментом для целой компании. 

Используя эту таск-систему, пользователи могут:

• Создавать проекты и ставить неограниченное число задач в рамках каждого из них;
• Структурировать задачи по подчиненности-очередности-важности – существует до 6 уровней вложений.
• Работать в O!task без обучения – интерфейс продукта реализован на интуитивно доступном уровне.
• Пользоваться системой внутренней связи: через обсуждения или комментарии, что ускоряет рабочий процесс и сводит к минимуму время на обсуждение корректировок, правок и тому подобного.
• Наладить коммуникацию через подвязанный к  O!task Телеграм или настроить общение через электронную почту.
• Сопровождать задачи нужными файлами, вы сможете хранить в облаке до 50 Гб информации, что делает работу над проектом удобной и быстрой.
• Устанавливать и контролировать ответственных за работу, сроки исполнения задач;
• Разграничивать полномочия сотрудников, назначать возможности доступа.
• Управлять проектами и взаимосвязями с сотрудниками и заказчиками по методике Agile.
• Визуализировать задачи, используя доски типа Канбан.
• Делать все нужные пометки, фиксировать важные мысли с применением инструмента Блокнот.
• Контролировать работу при помощи таймеров внутри таск-программы, они помогут вам оценить эффективность деятельности каждого сотрудника и всего коллектива в целом.
• Интегрировать документы из других программ, например, редактора Figma или Google Doc.
• Использовать инструменты Каледарь, Списки, менять статусы, применять гибкие доски внутри одного проекта, настраивать напоминания.

Лёгкое управление, большие возможности

Таск менеджмент с применением O!task смогут осуществлять представители самых разных сфер бизнеса. 

Программа подойдёт для: 

• Специалистов по SMM, SEO и веб-дизайну
• Различных менеджерам, работающих с интернет-контентом (копирайтерам, редакторам, корректорам) 
• Маркетологов
• Бухгалтеров
• Программистов
• Юристов
• Рекламных агентств
• Компаний, занимающихся техническим обслуживанием оборудования
• Строительных организаций

Ещё больше преимуществ

Удобство пользования программой оценить не сложно – для этого достаточно испытать бесплатную версию O!task, а уже после переходить на приобретение лицензии. Сильной стороной этого ПО является полноценный функционал в free version, что встречается довольно редко.

Это выгодно отличает O!task на фоне конкурентов, которые часто «срезают» некоторые возможности программ для планирования и управления проектами в демо-режиме. Еще одним плюсом O!task является круглосуточная поддержка пользователей. В обсуждениях на форумах пользователи отмечают быстрый отклик специалистов, эффективную помощь и реагирование на рацпредложения со стороны клиентов. Программа O!task значительно ускорит рабочий процесс, сделает его более прозрачным и предсказуемым. 

С таким мощным инструментом организации и контроля работы можно будет забыть о срыве дедлайнов или проявлении каких-то неожиданных тормозящих факторов, которые были попросту упущены ранее. Плюсом O!task выступает и то, что облачные сервера таск программы находятся на территории Российской Федерации. Это значит, что вы не будете рисковать попасть под какие-то санкции или ограничения законодательства, если будете применять O!task для планирования проектов и выполнения задач.

2. Яндекс.Трекер

Компания Яндекс проводит активную экспансию рынка цифровых продуктов в России. Яндекс.Трекер представляет собой довольно качественный онлайн-инструмент, который смог объединить в себе текущие проекты и все процессы по их выполнению. Это тоже относительно молодой tasks tracker, который пытается перехватить пользователей известного иностранного ПО, например, Trello. Разработчики ЯТ обещают помочь с миграцией из других программ. Такая возможность есть в самой программе, но если справиться не удастся – Служба поддержки возьмет переезд на себя, пользователю останется лишь правильно выполнить инструкции специалистов. 

Таск менеджер Яндекс.Трекер подойдет для многих компаний и отдельных фрилансеров тоже. В рамках программы можно организовать оперативный обмен информацией между сотрудниками, планирование, создание и выполнение рабочих задач, в том числе:

• Разграничить использование альтернативных методик по разным отделам и подразделениям. Все виды работ и задач можно будет сконцентрировать в одном месте.
• Использовать инструменты макросов и триггеров, назначать автодействия для того, чтобы автоматизировать рутинные повторяющиеся процессы. Это не только ускорит работу в целом, но и освободит ваше время для достижения других целей.
• Работать со списком задач, выполняя их зонирование, назначая и редактируя исполнителей, их полномочия и доступ.
• Поддерживать конфиденциальность нужного уровня, определяя персональные полномочия каждого сотрудника, при этом не теряя темпов и качества работы в целом.
• Работать по системе Agile – использовать гибкий подход к управлению проектами и короткие промежуточные циклы.
• Наладить высокую скорость оборота документации между отделами и сотрудниками.
• Повысить степень визуализации процессов, используя дашборды.
• Вести обсуждение задач прямо на их страницах, закрепляя нужные комментарии.
• Установить и настроить SLA для каждого проекта, что поможет при контроле качества их выполнения.

Серверы Яндекс.Трекер также находятся в РФ, что положительно характеризует этот диспетчер задач. Небольшая команда из 5 человек может работать в программе официально бесплатно. Еще одним плюсом является курс для пользователей «Основы работы с Yandex Tracker».

3. Битрикс24

Эту систему task management хорошо знают в России, она успела завоевать любовь пользователей своей широкой функциональностью и стабильностью работы. Битрикс используют компании из всех сфер: обслуживания, производства, строительства, IT-разработок и многие другие. Эта task программа позволяет организовать всестороннюю работу команды, взаимодействовать с клиентами и заказчиками, используя блок CRM, детализировано прорабатывать проекты и задачи. 

Битрикс хорошо интегрируется с другими программами, его часто объединяют с 1С, что значительно расширяет возможности аналитики и информативность task board. Внутри ПО находится множество модулей, позволяющих организовать полноценную интернет-торговлю (через онлайн-магазин), автоматизировать многие бизнес-процессы. 

Используя таск менеджер Битрикс24, вы сможете:

• Наладить удобное общение с коллегами, применяя систему сообщений внутри программы; также вы сможете созваниваться по видео аналогично таким программам как Zoom.
• Работать над документами, используя многофункциональный инструментарий.
• Пользоваться Календарём, в котором можно закреплять различные задачи.
• Осуществлять контроль за ходом работ, используя инструменты аналитики.
• Настроить автоматическое заключение сделок или выписку счетов и многое другое.
• Использовать различные методики планирования, например, диаграмму Ганта, доски по системе Канбан.

Компания Битрикс даёт хороший объем дискового пространства на хранение документов в облаке – вы сможете загрузить туда до 1 Тб информации. Бесплатная версия таск системы имеет несколько ограниченный функционал, но этого всё равно хватит, чтобы оценить потенциал и преимущества использования этого ПО. Task management с применением Битрикс даёт хорошие возможности для настройки под нужды пользователя. Внедрение этой программы существенно повысит КПД коллектива и рентабельность бизнеса в целом. 

4. Kaiten

Еще один цифровой продукт, представленный российскими программистами. Конкуренты этой программы – Jira, Trello и подобное ПО. Как и у представленных ранее коллег-конкурентов, сервера Kaiten расположены внутри РФ. 

Применяя Kaiten в работе, вы сможете:

• Сконцентрировать актуальную работу в рамках единого рабочего пространства: проекты, группы проектов и их взаимосвязи; базы данных по сотрудникам, их полномочия, квалификацию, опыт работы; информацию о клиентах и выполненных заказах; любые дополнительные файлы.
• Распределить задачи по доскам и при необходимости компоновать их по параметрам: срокам выполнения, тематике, клиентам и прочим факторам.
• Создать нужное вам количество рабочих пространств – чтобы разграничить проекты для удобства.
• Назначать ответственных исполнителей, корректировать их полномочия.
• Помещать в рабочее административное пространство несколько досок, относящихся к разным проектам – для оперативного контроля и доступа к информации.
• Контролировать ход выполнения задач при помощи аналитических инструментов, встроенных в Kaiten.
• Осуществлять планирование в task программе по календарю.
• Визуализировать проекты и задачи, используя доски Канбан.
• Настроить иерархию приоритетов при помощи фреймворка Scrum.
• Пользоваться инструментарием Kaiten: здесь есть таблицы, возможность проставлять метки, теги, присваивать лейблы; планировать время при помощи Timeline.
• Общаться с коллегами через уведомления, внутренний чат, мессенджеры Телеграм и Slack.
• Хранить файлы в облаке, прикрепляя нужные данные к конкретным задачам.

Данный таск менеджер – полнофункциональный и масштабный инструмент, который используют многие известные российские компании, например, DNS, S7 Airlines, Теле2, Сбербанк России и другие. Kaiten можно попробовать в бесплатной версии, работая в которой вы сможете оценить основные базовые функции программы. 

5. Wrike

Простой таск менеджер, но вместе с тем, и достаточно функциональный. Один из самых известных и популярных таск менеджеров в мире. Использовать эту программу могут и обособленные исполнители, например, фрилансеры на удалёнке, и представители корпоративного бизнеса.

В рамках Wrike можно применять различные подходы к реализации проектов, например, более гибкую систему Аgile или поэтапный плановый Waterfall – каждый выбирает более подходящий для себя. 

Работа в Wrike – это:

• Полноценное ведение рабочих проектов. Создавать и структурировать папки, задачи и подзадачи, размещать файлы, осуществлять управление дашбордами; настраивать систему под себя.
• Планирование и учёт рабочего времени. Благодаря системе тайминга вы сможете анализировать временные затраты.
• Использование диаграммы Ганта. 
• Применение досок для контроля за ходом исполнения задач.
• Внесение корректировок в тексты.
• Настройка напоминаний для сотрудников.
• Актуальность задач с использованием ленты новостей.
• Общение с коллегами и подчиненными при помощи внутренних сообщений  tasks tracker.
• Составление наглядных отчётов и проведение аналитики деятельности.
• Создание группы пользователей или отдельных сотрудников с настройкой их полномочий и прав доступа.
• Интеграция е-мэйла, CRM-программы, мессенджеров для обмена сообщениями. Вы будете получать сопутствующую информацию прямо внутри задачи.
• Регулировка нагрузки на персонал, чтобы исключить срывы графиков и эмоциональное выгорание.

Wrike – удобный таск менеджер, который можно испытать бесплатно. Разработчики предлагают воспользоваться тестовым периодом, который длится 2 недели с момента установки программы. 

Какой таск-менеджер выбрать

Выбор таск менеджера для автоматизации рабочих процессов может занять некоторое время. Но его обязательно стоит потратить, так как подобная программа существенно облегчит жизнь не только руководителю, но и всем сотрудникам.

Попробуйте несколько вариантов бесплатных версий, чтобы понять, какой подходит вам больше всего. Не стоит сразу покупать платную версию, так как по мере внедрения могут возникнуть трудности и непредвиденные обстоятельства.