5 лучших инструментов управления проектами в 2024 году

Современные цифровые реалии предполагают быструю и постоянную работу с большими массивами информации. Продуктивность небольшого коллектива специалистов выросла в разы за последние годы.

Digital-инструменты управления проектами стали неотъемлемым условием для чёткой и эффективной работы. На рынке представлено много программ. Инструменты проектного менеджмента разрабатывают за рубежом и в России.

В этой статье приведены примеры такого ПО, их особенности, преимущества и условия лицензионного доступа.

1. O!task

Программное обеспечение от российских разработчиков, активно распространяется с 2021 года. Этот инструмент проектного управления отличается наличием максимальных возможностей для аналитики состояния финансовых расчётов с клиентами, планирования и редактирования рабочих задач, отличными коммуникациями внутри команды.

Преимущества средства управления проектами:

• Продуманный интерфейс. Использование программы интуитивно понятно даже для новичков.
• База данных о клиентах, куда можно добавлять нужную информацию в любой момент.
• Совместная работа над задачей через вкладку «Моя команда».
• Оперативный информационный обмен. Для этого здесь есть: комментарии, заметки, электронная почта и интеграция с Telegram, которые «подвязываются» к данной программе и обеспечивают своевременное оповещение участников обо всех изменениях.
• Правильные инструменты планирования проекта подразумевают обязательный тайминг действий, и эта опция реализована в O!task в должной мере.
• Разбивка задач на подзадачи, для каждой из которых можно назначить исполнителя. В программе хорошо реализованы возможности для разграничения полномочий и доступа.
• Облачное хранилище  — в зависимости от оплаченной лицензии его размер меняется, максимум – до 50 Гб данных можно поместить в облако.
• Совместимость с другим ПО. В задачу встраиваются информационные блоки из сторонних программ, например, документы и таблицы Google, файлы редактора Figma и другие.

Инструмент для управления проектами от O!task сделает более продуктивной работу небольшой компании или группы отдельных фрилансеров, оптимальное число сотрудников вы определяете сами. Программа используется официально бесплатно без ограничения в функционале. Демо-версия ограничена только количеством пользователей. O!task можно с уверенностью назвать одним из перспективных средств управления проектами, программа быстро модернизируется и становится более многозадачной и функциональной.

2. Trello

Этот продукт хорош своей визуальной составляющей. В основу работы программного инструмента для управления проектами положен принцип канбан, ставший популярным еще в 80е годы.  Trello считается отличным средством для выполнения малых и средних проектов, над которыми трудится небольшой коллектив.

К преимуществам программного продукта относят:

• Автоматизацию рутинных повторяющихся задач.
• Аналитику загруженности сотрудников.
• Оптимизацию рабочего времени через перераспределение обязанностей.
• Интеграцию с другим ПО с широкими возможностями.
• Визуализация задач при использовании инструментов для планирования проекта с применением принципа канбан. Рост эффективности работы на основе этой системы планирования был доказан еще корпорацией Toyota в 80х годах прошлого века.
• Отсутствие ограничений в использовании инструментов. Вы сможете создавать нужное количество досок, списков и так далее.
• Аналитику эффективности рабочего времени, соблюдения сроков, исполнения дедлайнов и другие опции контроля – всё это вы сможете изучать, даже не отвлекая участников проекта от работы.

Trello можно попробовать и бесплатно. Демо-версия ПО отлично справится с небольшим проектом. Вы оцените потенциал программы и примите решение о переходе на платные варианты. Этот сервис популярен в мире, его активно используют миллионы людей, работающих в самых разных сферах.

3. Kaiten

Масштабный и полнофункциональный инструмент реализации проекта от российских программистов. Разработчики борются за клиентов с описанной выше Trello и Jira, а также другими подобными программами. Одним из явных преимуществ Кайтен является его происхождение и место расположения серверов. Работая с этой программой, вы никогда не будете переживать о законности ведения подобных действий или о потенциальной блокировке аккаунтов из-за санкций и им подобных неправомерных действий. Kaiten собрал среди своих клиентов множество крупных компаний федерального уровня: Сбербанк, DNS, Теле2, S7 Airlines и др.

Особенностями этого программного обеспечения являются:

• Создание единого рабочего пространства, где будут собраны все нужные вам проекты, отдельные задачи, дополнительная информация, данные о сотрудниках, их полномочия, проектные взаимосвязи.
• Неограниченное количество досок и возможность комбинировать их по необходимости.
• Мульти рабочие пространства, фактически их количество ограничено только вашими потребностями.
• Опция разграничения полномочий, ответственности исполнителей в этом инструменте проектного управления реализована на отлично.
• Оперативный мониторинг состояния дел, доступный в административном пространстве. Вы можете размещать доски из разных проектов для удобства работы с ними.
• Формирование подробных отчётов, на основании которых можно делать выводы о ходе выполнения поставленных задач.
• Удобный модуль календаря, с применением которого планирование работы в представленной программе для управления становится более эффективным.
• Метки, теги, лейблы, списки, таблицы, Timeline – инструментарий Кайтен удовлетворяет все потребности менеджмента.
• Модули для визуализации работы по системам Scrum и Kanban.
• Система уведомлений внутри программы, а также с применением Slack и Telegram, есть внутренний чат.
• Облачное хранение файлов, возможность прикрепления нужной информации к задачам.

Кайтен использует высокий уровень защиты своих серверов — Tier 3, программное обеспечение имеет все нужные сертификаты безопасности Минцифры. Есть официально бесплатная версия Kaiten, с применением которой доступны базовые функции программы. Платные лицензии начинаются от 420 рублей в месяц за одного пользователя. 

4. Wrike

Также популярный и известный инструмент для ведения проектов. Программа отлично подойдёт и для отдельных фриланс-команд и для корпоративных пользователей, она универсальна в плане настроек. Пользователи могут планировать работу как по принципу waterfall, так и применяя agile-подход к планированию. Используя Wrike, вы сможете полноценно вести проект, структурируя задачи и папки, управлять дашбордами и целями, редактировать тексты, задействовать дополнительные файлы, настраивать систему под себя.

К конкурентным преимуществам этого ПО относятся:

• Параллельное редактирование проектов и задач.
• Использование системы упоминаний и комментариев только для задействованных участников.
• Контроль времени согласования-обсуждения.
• Быстрый доступ к материалам по рабочему проекту для участников.
• Наглядная отчётность по производительности труда и учёту рабочего времени поможет принимать эффективные кадровые решения.
• Применение рабочих объектов различного типа ускоряет адаптацию исполнителей.
• Предотвращение чрезмерной загруженности отдельных членов команды, защита от эмоционального выгорания.
• Корпоративная безопасность: все передаваемые данные шифруются и передаются в защищенном виде.
• Понятный пользовательский интерфейс, позволяющий быстро включиться в работу;
• Быстрое управление входящими запросами.
• Разграничение доступа и полномочий дадут вам настроить инструмент проектного управления индивидуально, в соответствии с потребностями проекта.

Создатели Wrike предлагают испытать программу в течение двух недель, платить за это не нужно. Не забывайте, что эту программу можно интегрировать с большим числом других систем, включая CRM, а также со множеством прикладного ПО, например, Excel и другими представителями Microsoft Office. Цена платных пакетов Wrike начинается с 9,80$ за пользователя в месяц.

5. Advanta

Эффективный инструмент управления, основным потребителем продукта выступают представители крупного и среднего бизнеса. С применением этого ПО можно автоматизировать работу на всех участках, значительно ускорить её и повысить результативность. Разработчики позиционируют ADVANTA как прямой российский конкурент ПО MS Project Server. Программа использует иерархический список проектов, с чётко обозначенной структурой.

Сильные стороны продукта:

• Обширные возможности для программного управления проектами и их портфелями, а также ресурсами, финансами, рисками, намеченными целями, задачами, частями задач, отдельными мероприятиями, KPI, контрактами.
• Работа на основе диаграммы Ганта.
• Сохранение базового плана проекта и проведения анализа отклонений от него.
• Настройка полноценного документооборота между участниками.
• Система обсуждений и согласований, контроль поручений, встроенные внутренние коммуникации.
• Инструмент для ведения проектов формирует сводную отчётность по всему портфелю, включая наглядные дашборды для руководителей.
• Простой интерфейс ПО так продуман, что пользователям даже не требуется обучение.
• Гибкие и множественные настройки системы позволяют максимально кастомизировать её.
• Интеграция ADVANTA со множеством сторонних программ.
• Авторизация и широкие возможности по разграничению доступа пользователей.
• Размещение системы не только на собственных серверах, но и в облаке вендора.

Возможностей для бесплатного пользования системой нет. Лицензию можно купить как в бессрочном виде, так и с периодической оплатой подписки. ADVANTA – решение для компаний, где работает более 15 человек, это универсальный продукт, обладающий многими возможностями.

Инструменты управления проектами – это способ ускорить работу команды, сделать её более продуктивной и безошибочной. Каждая из описанных программ повышает КПД исполнителей и руководства, даёт хорошие возможности для оперативного редактирования, внесения изменений в соответствии с новыми обстоятельствами. Инструменты для управления проектами нужны, это —не просто какая-то современная мода на компьютеризацию всех процессов, а реальный способ стать эффективнее и лучше в своём деле, тем самым получив конкурентное преимущество.

Какой инструмент управления проектами выбрать?

Не знаете, какое ПО подойдёт вашему проекту? Начните с системы, предлагающей бесплатный период или имеющей демо-версию с не сильно урезанным функционалом. Это позволит протестировать все возможности и понять, что лучше подходит.